POLÍTICA DE
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DE CITY RAIZ S.A.S.
CAPÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
1.1
Identificación del Responsable del Tratamiento
CITY
RAIZ S.A.S., en adelante CITY RAIZ, actuando
como Responsable del Tratamiento de la información personal, se permite
identificar a través de los siguientes datos:
|
Razón Social |
CITY RAIZ S.A.S. |
|
NIT |
800.244.605-5 |
|
Dirección |
Circular 4, número
66 B-06 |
|
Correo electrónico |
servicioalcliente@cityraiz.com
|
|
Teléfono |
(4)4117372 |
|
Página web |
www.cityraiz.com
|
1.2
Definiciones
A
continuación, se relaciona las siguientes definiciones para una comprensión
adecuada de la presente política:
|
1.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular
para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, emitida a través de
documento físico, correo electrónico o documento de cualquier naturaleza que
según la ley pueda permitir dicha conclusión. |
|
2.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento, y en el cual se recaude información que con ocasión de la
gestión o vinculo del encargado del tratamiento se tenga respecto de
clientes, proveedores, empleados o cualquier persona con la que hubiere una
relación contractual o extra contractual. |
|
3.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales determinadas o determinables, y que con
ocasión de las relaciones antes señalada se tenga sentado o haga parte de la
información que reposa en poder del encargado del tratamiento. |
|
4.
Encargado del
Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de
datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, que con ocasión
de sus funciones, objeto o prestaciones deba tener acceso a dicha
información. |
|
5.
Responsable del
Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de
datos y/o el Tratamiento de los datos. |
|
6.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento en tanto los mismos y de acuerdo a los señalamientos de esta
política repose dentro de los archivos o la información que maneja el
responsable del tratamiento. |
|
7.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión. |
|
8.
Usuarios finales: Los titulares de información que tienen relación con CITY RAIZ debido a que ha adquirido
un producto y/o servicio de la misma y que por alguna razón legal o
contractual deban tener acceso al mismo. |
|
9.
Clientes: Los arrendatarios, propietarios de inmueble y en general
cualquier persona que con ocasión del objeto social y actividades de CITY
RAIZ tengan acceso a la información compilada en materia de base de datos. |
1.3
Objetivo de la Política
La
Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los
criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal
que reposa en las bases de datos, archivos físicos y digitales de CITY RAIZ, la
cual deberá siempre garantizar que se cumpla con los postulado constitucionales
y legales del buen nombre, la verdad y la realidad de la información que sobre
las personas se tengan, bien sea para manejo interno o cuando la misma autorice
el reporte mediante circulación de datos (articulo 15
de la Constitución Política de Colombia).
1.4
Alcance de la Política
La
Política de Tratamiento de Datos Personales, establece los criterios que CITY
RAIZ ha incorporado para el tratamiento de los datos personales, mecanismos
para ejercer el derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de
seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información
personal.
1.5
Titulares a quien va dirigida la Política
La
presente Política de Tratamiento de Datos Personales, esta
dirigida a:
|
1.
Usuarios finales y/o
compradores, arrendatarios, coarrendatarios, codeudores, fiadores, e
hipotecantes. |
|
2.
Clientes
Corporativos |
|
3.
Proveedores y
propietarios de inmuebles |
|
4.
Empleados |
|
5.
Contratistas |
|
6.
Agencias de
Publicidad y/o mercadeo |
|
7.
Centros de Servicios
o personal de apoyo Técnicos |
|
8.
Encargados de la
Información, y en general, |
|
9.
Cualquier titular de
la información, ya sea actuando a nombre propio, o como representante legal,
que con ocasión, a las actividades que se encuentre vinculado con CITY RAIZ,
se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas. |
1.6 Cumplimiento
Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales
La
presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al
Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo
15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del
Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de 2011 y la Circular 002 de 2015 de
la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPÍTULO SEGUNDO
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
2.1
Tipos de bases de datos Personales
CITY
RAIZ tiene diferentes tipos de bases de datos,
las cuales se clasifican en siete categorías a saber: Gestión Humana, Clientes,
Proveedores (propietarios o mandantes), Administrativa/Comercial, Servicios,
Aplicaciones y Redes sociales, Videos :
|
No |
TIPO
DE BASES DE DATOS |
FINALIDAD |
|
1 |
GESTIÓN
HUMANA |
En esta categoría se
encuentran las bases de datos relacionadas con la gestión de lo relacionado
con los empleados, como su selección, contratación, inducción, información de
la hoja de vida tanto de empleados como de aspirantes, la nómina, los
componentes salarias y no salariales, forma y periodos de pago, periodos de ingreso y retiro de la empresa,
formación y capacitación, seguridad y salud en el trabajo y en general el
manejo administrativo, documental y sistémico del personal vinculado mediante
contrato laboral de la empresa. |
|
2 |
CLIENTES |
En esta categoría están
todas las bases de datos relativas a la información personal de clientes,
tanto efectivos como potenciales que por alguna razón suministren su
información a CITY RAIZ, la cual se recoge en diferentes actividades que
realiza, incluidas la que se obtienen por campañas de comercialización o
actividades educativas en las que ofrece o participa. |
|
3 |
PROVEEDORES (PROPIETARIOS O MANDANTES)
|
Es aquella
información que los propietarios de los inmuebles que son encomendados a CITY
RAIZ a través de cualquier contrato, pero especialmente el de mandato,
suministran para hacer administrada como información y que reposa en los
documentos de creación, pago y en general cualquier actividad del cliente. |
|
4 |
ADMINISTRATIVA
/ COMERCIAL |
En esta categoría se
encuentran todas las bases de datos relativas a la gestión de la información
financiera, comercial, crediticia, así como manejo de tesorería, cartera, aspectos
administrativos, manejo de proveedores y contratistas, clientes y en general información
para el manejo comercial de CITY RAIZ.
|
|
5 |
SERVICIOS. |
En esta categoría se
encuentran todas las bases de datos con información de usuarios finales, en
lo relativo a la información que suministran por cualquier medio para obtener
un servicio especial de los que CITY RAIZ de manera permanente o excepcional
puede brindar. |
|
6 |
APLICACIONES
Y REDES SOCIALES |
En esta categoría se
encuentran todas las bases de datos con información recaudada de manera
valida y completa a través de aquellas redes sociales que CITY RAIZ hubiere
habilitado para dichos efectos y que cumpla con información que de acuerdo
con la ley deba tener el tratamiento de base de datos. |
|
7 |
VIDEOS |
En esta categoría se
encuentra las bases de datos, que contiene información personal que se
captura a través de cámaras de filmación, que tiene como finalidad preservar
la seguridad de los activos y personas que se encuentran en las instalaciones
y controlar el ingreso y salida de personal y visitantes |
2.2
Tipos de Datos Personales que recolecta CITY RAIZ
CITY
RAIZ recolecta datos personales de carácter
público, semiprivado, privado, sensible y de Niños Niñas y Adolescentes. De
acuerdo a la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales,
las categorías de datos que tiene CITY RAIZ, en sus bases de datos, son
las siguientes:
|
|
CLASIFICACIÓN DE LAS
BASES DE DATOS DE CITY RAIZ
|
|||||||
|
TIPOS DE DATOS
|
TIPO DE BASES DE
DATOS
|
|||||||
|
GESTIÓN HUMANA
|
CLIENTES
|
PROVEEDORES (PROPIETARIOS O MANDANTES) |
ADMINISTRATIVA / COMERCIAL
|
SERVICIOS
|
APLICACIONES Y REDES SOCIALES
|
VIDEOS
|
||
|
DATOS DE
IDENTIFICACIÓN
|
||||||||
|
Datos Generales de Identificación de la persona: Nombres,
apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de
expedición, nombre, estado civil, sexo, etc. |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
||
|
Datos específicos de la identificación de la persona:
Firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de
identificación, lugar y fecha de nacimiento, edad, etc. |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
||
|
Datos biométricos de la persona: Huella, fotografía videos,
fórmula dactiloscópica, voz, etc. |
Aplica |
Aplica
|
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica
|
Aplica |
|
|
Datos de la descripción morfológica de la persona: Color de
piel, color de iris, color y tipo de cabello, señales particulares, estatura,
peso, complexión. |
Aplica |
|
Aplica |
|||||
|
DATOS DE UBICACIÓN
|
||||||||
|
Datos de ubicación relacionados con actividad comercial o
profesional de las personas: dirección, teléfono, correo electrónico |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica
|
||
|
Datos de ubicación personal relacionados con actividad
privada de las personas: domicilio, teléfono, correo electrónico, etc. |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica |
Aplica
|
||
|
DATOS SENSIBLES
|
||||||||
|
Datos relacionados con la salud de la persona: Imagen,
endoscopias, patológicas, estudios, etc. |
Aplica |
|
||||||
|
DATOS DE CONTENIDO
SOCIOECONÓMICO
|
||||||||
|
Datos financieros, crediticios y/o derechos de carácter
económico de las personas |
Aplica |
Aplica
|
Aplica |
Aplica |
||||
|
Datos de información tributaria de la persona |
Aplica |
Aplica
|
Aplica |
Aplica |
||||
|
Datos relacionados con la actividad económica de la persona |
Aplica |
Aplica
|
Aplica
|
Aplica
|
||||
|
Datos relacionados con la historia laboral de la persona,
experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados
de atención, etc. |
Aplica |
|
||||||
|
Datos relacionados con el nivel educativo, capacitación y/o
historial académico de la persona |
Aplica |
Aplica
|
|
Aplica |
||||
|
Datos generales relacionados con afiliación y aportes al
sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro
EPS, AFP, etc. |
Aplica |
Aplica
|
|
|||||
|
OTROS DATOS
|
||||||||
|
Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las
personas |
Aplica |
|
Aplica
|
|||||
|
Datos personales de acceso a sistemas de información:
usuarios, IP, claves, perfiles, etc. |
Aplica |
|
Aplica
|
|||||
2.3
Tratamiento al que se someten los datos personales
Los
datos personales que se obtienen, están sometidos al siguiente tratamiento:
2.3.1
Recolección
CITY
RAIZ recolecta información personal a través de
diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones
que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al
titular.
Los instrumentos que utiliza CITY RAIZ para recolección de la
información, cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad
en materia de protección de datos personales, y obedecen a los principios de
libertad y finalidad, por lo que en cada uno de ellos, se encuentra incorporada
la autorización para el tratamiento de los datos personales.
Estos
instrumentos son:
|
RECOLECCIÓN DE
INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE CITY RAIZ
|
||||
|
Áreas Responsables
|
Bases de Datos
|
Instrumentos de
recolección de información personal
|
Forma de obtención
de la autorización |
|
|
Directamente del
Titular |
De un tercero con
autorización del titular |
|||
|
Gestión Humana |
Gestión Humana |
Hojas de vida |
Aplica |
|
|
Informes visitas al domicilio |
|
Aplica |
||
|
Examen médico de Ingreso |
Aplica |
|||
|
Soportes de experiencia académica y profesional |
Aplica |
Aplica |
||
|
Documentos de identificación personal |
Aplica |
|||
|
Sistemas de controles de acceso (ingreso y salida) |
Aplica |
|||
|
Formato de actualización de la información |
Aplica |
|
||
|
Mercadeo y Ventas |
Usuarios Finales |
Planilla de eventos, congresos, capacitaciones y
actividades relacionadas |
Aplica |
Aplica |
|
Formato entrega de obsequios |
Aplica |
Aplica |
||
|
Formulario para aplicar a los servicios que ofrece la
empresa o acceder a alguno de los inmuebles que tienen en su portafolio. |
Aplica |
Aplica |
||
|
Aplicaciones e información capturada a través de redes
sociales |
Aplica |
|
||
|
Clientes y
Proveedores |
Servicios/Aplicaciones
y Redes Sociales |
Formulario de Contáctenos sitio web de CITY RAIZ |
Aplica |
|
|
Teléfono fijo (4)4117372 (Llamada grabada) |
Aplica |
|
||
|
Aplicaciones |
Aplica |
|
||
|
Correos electrónicos:
servicioalcliente@cityraiz.com, (otros
correos relacionados con servicio al cliente) |
Aplica |
|
||
|
Puntos de atención al cliente/ proveedor |
Aplica |
Aplica |
||
|
Administrativa y
Comercial |
Administrativa y
Comercial |
Formato de Creación de Proveedores Informes de Proveedores |
Aplica |
Aplica |
|
RUT y Certificado de existencia y representación legal. Formato de creación de Clientes Informes de clientes presentados por el software contable. |
Aplica |
|
||
|
Contratos/Acuerdos |
Aplica |
|
||
|
Video |
Video |
Cámaras de seguridad |
Aplica |
Aplica |
2.3.2
Otras fuentes de recolección de la información
|
1.
Videos y fotografías: CITY RAIZ recolecta datos
personales a través de cámaras de seguridad, para proteger y controlar el
ingreso y salida de su personal y activos de sus instalaciones, así mismo,
debido a la realización de actividades de mercadeo, realización de eventos
relativos a los productos de CITY RAIZ, eventualmente se captura imágenes y
videos de personas, así mismo, se podrá recolectar información para
actividades que realiza sin ánimo de lucro y con fines sociales. |
|
2.
Cookies: En oportunidades CITY RAIZ podrá utilizar
"cookies" para proveerse de cierta información. |
|
3.
Aplicaciones: A través de las aplicaciones generadas
por CITY RAIZ, los titulares de la información ingresan sus datos personales
básicos, esto, con la finalidad de poder acceder a las funciones que ofrece
las aplicaciones. |
Tanto
la captura de imágenes a través de cámaras de filmación, la captura de
información a través de la página web www.CITYRAIZ.com
y cualquier aplicación presente o futura que
genere CITY RAIZ, se regirán por la presente política de protección de
datos personales.
2.3.3
Almacenamiento
El
almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos, se
encuentra en los servidores propios de la compañía, y los mismos cuentan con
todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y cuenta con
controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y
circulación restringida.
En cuanto a imágenes y voz de los titulares, que se capturan a través de las
cámaras de seguridad, la duración del almacenamiento es de treinta (30) días
calendario, tiempo en el cual, es eliminada dicha información.
2.3.4
Usos y finalidades de la Recolección de la Información
El
uso y la finalidad de la información recogida y almacenada en las bases de
datos, tiene diferentes objetivos, entre ellos, se encuentran:
|
A.
|
Gestión
de estadísticas internas, atención al ciudadano/cliente, Fidelización de
clientes, Envío de comunicaciones. |
|
B.
|
Procedimientos
administrativos, Administración de Sistemas de información, gestión de
claves, administración de usuarios, Desarrollo operativo. |
|
C.
|
Gestión
de Facturación, Gestión Contable, Gestión de proveedores y contratistas,
Gestión económica y contable, Histórico de relaciones comerciales,
Requerimientos por organismos de control. |
|
D.
|
Encuestas
de opinión, Prospección comercial, Publicidad propia, Segmentación de
mercados, Ofrecimiento de productos y servicios. |
|
E.
|
Control
de horario, formación de personal, gestión de personal, gestión de trabajo
temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y
selección de personal. |
|
F.
|
Gestión
contable, fiscal y administrativa: requerimientos por organismos de control,
datos privados y sensibles, atención y seguimiento de requerimientos de
autoridad judicial o administrativa |
|
G.
|
Gestión
de tareas básicas de administración; informar por cualquiera de los medios
proporcionados al momento del suministro de la información, las promociones,
novedades, características de los inmuebles, servicios asociados a los
mismos, derechos obligaciones de la calidad de arrendatario o mandante,
manejo a la información que se dará a las aseguradoras o a las entidades
judiciales o centrales de riesgo en caso de incumplimientos de las
obligaciones contractuales. |
Sin
perjuicio de lo anterior, todos los canales de comunicación donde hay
transmisión de información por parte de los titulares, deberán establecer la
finalidad de la recolección de la información.
2.3.5
Circulación
Por
regla general, CITY RAIZ no comparte los datos personales que recolecta
con terceros. No obstante, CITY RAIZ SAS para el cumplimiento efectivo de sus
obligaciones puede entregar los datos personales a sus filiales y a las
sociedades afiliadas a CITY RAIZ, amparados en el literal e) del artículo 26 de
la Ley 1581 de 2016 que establece que se encuentra permitido la transferencia
de datos personales cuando sea necesario para la ejecución de un contrato entre
el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales
siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
Para
fines de seguridad y de responsabilidad en caso de incumplimiento, CITY RAIZ
entrega a las empresas aseguradoras, empresas referenciadoras,
empresas de reportes de bases de datos o riesgos y oficinas o agentes de
cobranzas con las que tiene acuerdos comerciales o de servicios y de
confidencialidad los datos de contacto de los usuarios finales para el envío de
información comercial, los cuales se encuentran autorizados por el titular de
los datos y formalizados por contratos de transmisión de datos personales.
Así mismo, CITY RAIZ tiene habilitadas diversas oficinas o puntos de
ventas de sus servicios, las cuales, prestan esta función a su nombre, por lo
que capturan información personal del cliente final, la cual es entregada a su
oficina principal para efectos de verificación de la efectiva prestación de
servicio.
2.3.6
Supresión
La
información personal que se solicite con ocasión al cumplimiento de aspectos:
legales, contractuales, tributarios, con fines de auditoria, entre otros
relacionados, permanecerá almacenada de acuerdo a los tiempos máximos
establecidos en la legislación colombiana para su retención.
La
supresión de la información personal recolectada en bases de datos, cuyas finalidades
no son obligatorias por ley, se realizará una vez se ha cumplido la finalidad,
conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la
información previamente haya pactado con CITY RAIZ, no obstante, pueda
que alguna información se conserve por fines de auditoria.
2.4
Autorización para el tratamiento de datos personales
CITY
RAIZ solicita de manera libre, previa, expresa
y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los
datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso
que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma,
podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o
en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de
herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.
2.4.1
Autorización para el tratamiento de datos de Niños, Niñas y Adolescentes
CITY
RAIZ recolecta datos de menores de edad, en los
siguientes casos:
- Por parte de los Padres que son
empleados de CITY RAIZ, para fines de afiliación a seguridad social.
- Por parte de los Responsables de
los menores cuando realiza actividades sin fines de lucro y con fines
pedagógicos.
En
el proceso de captura de información, se respeta el principio de libertad y
finalidad, por lo que siempre se le solicita al adulto responsable del menor,
la autorización, libre, previa, expresa e informada para la recolección del
dato.
En
los procesos de recolección, almacenamiento, circulación interna, y supresión,
se respeta y se cumple con los principios para el tratamiento de datos
personales, así como la Constitución Política, como norma suprema que garantiza
los derechos fundamentales de los menores.
2.5
Medidas de Protección
CITY
RAIZ tiene adoptado medidas técnicas,
jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de
los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad,
uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Así mismo, internamente CITY RAIZ
ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo
el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de
información.
Las
políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento, son las siguientes:
|
1.
Políticas de Tratamiento de Datos Personales |
|
2.
Procedimientos para la validación de datos de entrada y
procesamiento de la información personal |
|
3.
Controles de seguridad de información para la validación de
datos de salida |
|
4.
Controles para la disposición final de la información |
|
5.
Políticas de control de acceso a la información personal
tanto en las instalaciones físicas, como a nivel tecnológico. |
|
7.
Políticas de gestión de usuarios para el acceso a la
información personal |
|
8.
Políticas para el acceso remoto a la información personal |
|
9.
Procedimientos de asignación de responsabilidades y
autorizaciones en el tratamiento de la información personal |
|
10.
Acuerdos de
confidencialidad para todo el personal y externos que tienen acceso a la
información personal |
|
11.
Sistema de gestión
de seguridad de la información |
|
12.
Controles de
seguridad durante el mantenimiento de los sistemas de información personal |
|
Controles en el
monitoreo de consultas de acceso a las bases de datos |
|
13.
Políticas relativas
a la seguridad de la información a partir de incidentes y/o vulnerabilidad
detectadas. |
|
14.
Políticas de
implementación tecnológica que minimizan el riesgo de las plataformas
críticas ante desastres |
|
15.
Políticas de
implementación tecnológica que protegen los computadores y servidores de la
organización de malware. |
|
16.
Plan de respuesta en
caso de incidentes relativos a la protección de la información personal |
2.6
Obligaciones de los Encargados de la Información
Las
empresas y/o personas externas a CITY RAIZ, que en virtud de una
relación comercial realice el tratamiento de datos personales por cuenta de CITY
RAIZ, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:
|
1.
Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización,
rectificación de sus datos personales. |
|
2.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización
para el tratamiento de datos personales, informando la finalidad de la
recolección, ya sea en los puntos de servicio técnico y/o medios electrónicos
y/o digitales. |
|
3.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento |
|
4.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que
garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección
de datos personales. |
|
5.
Permitir el acceso a la información únicamente a las
personas que pueden tener acceso a ella. |
|
6.
Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18
de la Ley 1581 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos
a la protección de datos personales. |
2.7
Casos en que CITY RAIZ opere como Encargado de la Información
En
los casos de que CITY RAIZ opere como encargado de la información, los
Responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización
del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por
parte de CITY RAIZ, por lo que esta presume que el Responsable de la
información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares
con quienes tuvo contacto, para hacer uso de sus datos personales y
suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que CITY RAIZ lo
requiera, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos
personales.
2.8
Política de Privacidad Global de CITY RAIZ
La
política de privacidad global de CITY RAIZ, se encuentra disponible en el
siguiente enlace: www.cityraiz.com y hace parte integral de la presente
política de tratamiento de datos personales relativo exclusivamente a los servicios
y/o productos que ofrece CITY RAIZ al usuario final.
CAPÍTULO TERCERO
DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
3.1
Derechos que le asiste como titular del dato.
El
Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el
acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se
encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización
que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales
considera que CITY RAIZ tiene acceso a sus datos personales, esta
persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si
considera que CITY RAIZ esta haciendo mal uso
de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación.
El
titular esta facultado para solicitar:
|
1.
Actualización de sus datos personales en caso de
encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros. |
|
2.
Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que
se encuentren errados, parciales o induzcan a error. |
|
3.
Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá
conservando la información para los fines determinados por la ley. |
|
4.
Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos
personales, siempre y cuando no genere incumplimiento por parte de CITY
RAIZ con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato. |
3.2
Procedimiento para que los titulares de la información pueda
ejercer sus derechos
3.2.1
Consulta
A
través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a CITY
RAIZ, acceso a su información personal que reposa en las bases de datos.
La
consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar
respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los
motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo de diez (10) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
3.2.2
Reclamo
A
través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a CITY
RAIZ, alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a
sus datos.
El
reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible
atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la
demora y se le dará respuesta máximo (8) ocho días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En
caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los
cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las
fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En
caso de que CITY RAIZ no sea competente para resolver el reclamo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e
informará de la situación al titular.
3.3
Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo
Las
personas facultadas para solicitar una consulta a CITY RAIZ, son las
siguientes:
|
1.
Los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores
que han tenido alguna relación con CITY RAIZ
|
|
2.
Los usuarios finales y clientes de cualquier servicio. |
|
3.
A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley |
|
4.
En general, a cualquier titular de la información personal
que sus datos, reposen en las bases de datos de CITY RAIZ. |
Estos
casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.
3.3.1
Información que debe acreditar el titular del dato
Para
efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de
identificación como:
|
a. |
Nombres
completos y apellidos |
|
b. |
Tipo
y número de identificación |
|
c. |
Dirección
de domicilio |
|
e. |
Teléfono
de contacto |
|
f. |
Correo
electrónico |
|
g. |
Brindar
la información necesaria para tramitar su solicitud |
En
caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer,
soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá
realizarlo con el adulto responsable dicha solicitud, sin que en ningún momento
se le niegue el ejercicio de sus derechos.
3.4
Solicitud de imágenes y videos
En
caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos
donde se capture su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:
|
1.
Indicar los hechos de la solicitud, estableciendo fecha y hora. |
|
2.
Justificar la necesidad de la solicitud |
|
3.
Aportar los documentos que permitan justificar que el
titular es la persona indicada para realizar dicha solicitud. En caso de el
interesado sea un tercero, deberá aportar el documento de autorización para
el acceso a esa información por parte del titular del dato. |
3.4.1 Procedimiento para trámites por solicitud de
imágenes y/o videos
Para que proceda el trámite, CITY RAIZ:
|
1.
Verificará que la información aún se encuentre almacenada
en sus servidores, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.3.3 de la
presente política |
|
2.
Revisará dicha solicitud, y verificará si es procedente,
revisando que no afecte el derecho a la intimidad, y otros derechos
fundamentales de terceras personas, diferentes al titular de la información
que se encuentren en dichas imágenes y/o video |
|
3.
En caso de que afecte derechos fundamentales de terceros, CITY
RAIZ verificará internamente si los hechos que describe el titular, se
generaron, y le informará al titular sobre los hallazgos encontrados. |
|
4.
En caso de que no afecte derechos fundamentales de
terceros, CITY RAIZ citará al titular de la información en sus instalaciones
para que pueda visualizar la información que requiere. |
3.5
Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data
CITY
RAIZ tiene habilitado los siguientes canales
para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:
|
A
|
Correo
electrónico:
|
Servicioalcliente@cityraiz.com
|
B
|
Página
web:
|
www.cityraiz.com
|
C
|
Canales
telefónicos:
|
+ 57 (4)
411-73-72
Estos
son los únicos canales que CITY RAIZ tiene habilitados para las consultas y
reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá
tenerlos presente.
Si
alguna área o encargado de la información le llega una consulta o reclamo
relativo a protección de datos personales, deberá informarle al titular los
canales existentes y en ningún caso, podrá dejar sin respuesta al titular de la
información.
El
titular debe acreditar y aportar la información que se referencia en el punto 3.3.1
de la presente política.
3.6
Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales
La
Gerencia de CITY RAIZ, será el área encargada es la responsable del
efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos
relacionados con la protección de datos personales de los titulares.
En
todo caso, se podrá requerir a otra área de CITY RAIZ en el marco de la
competencia de la Gerencia para efectos de verificar el cumplimiento de la
normatividad relativa a protección de datos personales
CAPÍTULO
CUARTO
DISPOSICIONES
FINALES
4.1
Medidas permanentes
En
el tratamiento de datos personales, CITY RAIZ podrá cuando a bien lo
tenga y especialmente en harás de la calidad y el
cumplimiento de la ley, verificar en sus procesos, protocolos, procedimientos y
políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la
información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del
titular para el tratamiento de los datos personales. Si alguna área y/o
proceso, establece otra fuente de recolección de información personal,
diferentes a las mencionadas en el punto 2.3.1, deberá informar y solicitar
autorización previa a la Gerencia para adelantar la nueva forma de recolección,
de todas formas, este procedimiento se encuentra establecido en el Manual
interno de políticas y procedimientos.
4.2 Obligatoriedad
de la Política
Cualquier
titular de la información que tenga alguna relación con CITY RAIZ, deberá
acatar la presente política. Los titulares de la información, diferente a los
usuarios finales, deberán cumplir con el manual interno de procedimiento y
políticas relativas a la protección de datos personales, dependiendo de cada
caso en concreto.
4.3
Cumplimiento de los principios para el Tratamiento de Datos Personales
CITY
RAIZ garantiza los principios de legalidad,
finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación
restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las
bases de datos que se encuentran en posesión de la empresa o de terceros que
con ocasión de su remisión deban tener.
4.4
Inscripción de las Bases de Datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos
Dando
cumplimiento a la Circular 02 de 2015, realiza la inscripción de las bases de
datos que tiene en posesión y cada Seis (6) meses, o dependiendo del flujo de
información personal, actualizará el reporte, ante el Registro Nacional de
Bases de Datos (RNBD).
4.5
Manual interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos
Personales
La
presente política de tratamiento de datos personales, se articula con el Manual
interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales,
el cual, establece los criterios, requisitos y procedimientos para que se haga
efectiva la presente política.
4.6
Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia
Esta
política entra en vigencia el día ____ (__) del mes de _______ del año ____________
(202_).